PDCA aplicado em reuniões é garantia de efetividade produtividade

Check list do PDCA aplicado para Reunião

PLAN (Pré-reunião)

• Elaborar pauta prévia;

• Definir os participantes obrigatórios e desejáveis;

• Definir data e local da reunião;

• Definir pauta (priorizada e cronogramada) e resultados esperados da reunião;

• Enviar pauta definitiva para todos os participantes com cópia para pessoas-chaves e gestores;

• Distribuir material para leitura prévia ou ata anterior (quando necessário);

• Estudar o material e elaborar material de apoio;

• Ensaiar / preparar-se para a condução;

• Reservar a sala ou auditório;

• Definir mesas e instalações conforme necessidade da reunião;

• Reservar equipamentos necessários (som, imagem e iluminação);

• Quando aplicável solicitar com antecedência lanches, coffee break, água e etc;

DO (Durante a reunião)

• Chegar no mínimo meia hora de antecedência no local programado;

• Verificar a sala, infraestrutura, equipamentos e testar som, links e visualização da apresentação no
 local;
• Quando aplicável, distribuir materiais de apoio, como papel e canetas;

• Começar e terminar no horário;

• Informar os procedimentos de segurança (rota de fuga, recursos disponíveis e contatos necessários 
em caso de emergência) e localização dos banheiros;

• Combinar as regras da reunião quanto a condutas gerais, utilização de computadores/celulares 
pausas etc;

• Seguir o tempo pré-estipulado para cada subitem;

• Abrir a reunião com um resumo do que será discutido;

• Definir papéis de relator (registros/ata) e cronometrista (atento aos horários);

• Seguir a pauta, encerrando um assunto antes de iniciar outro;

• Promover intervalos a cada 2 horas, no máximo;

• Envolver todos os participantes (não deixar ninguém disperso);

• Certificar-se de que todos estão conscientes das decisões tomadas;

• Agendar a reunião seguinte (caso necessário);

CHECK (Pós-reunião)

• Certificar-se de que todos os assuntos discutidos constam na ata;

• Enviar aos interessados o mais rápido possível a ata com ações, responsáveis e prazos.

ACT (Melhoria)

• Fazer uma analise critica sobre o andamento dos temas discutidos na reunião;

• Pedir a um dos participantes que lhe dê um feedback sobre sua condução;

• Encaminhar as ações que ficaram sob sua responsabilidade;

• Reiniciar todos os passos para a próxima reunião.

Sirva-se! Aplique o check list do PDCA nas suas reuniões e prepare para conhecer 

resultados surpreendentes e sustentáveis.