segunda-feira, 27 de março de 2017

5 passos para consultoria empresarial

Apesar de existirem diversas abordagens, acredito que existam 5 passos essenciais para uma consultoria empresarial completa:
  • Passo 1 – Entendimento do Negócio
  • Passo 2 – Escolha do Foco
  • Passo 3 – O que fazer em cada Área (Planos de Melhoria)
  • Passo 4 – Priorização
  • Passo 5 – Colocar os Planos em Ação
Para cada um desses passos pode existir uma série de ferramentas que podem ser aplicadas para um melhor resultado e falarei um pouco mais delas ao longo desse artigo.


Passo 1 – Entendimento do negócio

Se você vai começar uma consultoria empresarial completa, precisa entender o negócio do seu cliente como um todo. Não tem muita mágica para isso, é necessário entrar de cabeça na organização e avaliar cada área dela. Existem algumas ferramentas que fazem esse trabalho extremamente bem:

Diagnóstico

Penso no diagnóstico empresarial sempre como a primeira etapa de qualquer consultoria. Não adianta você pensar que pode propor mudanças sem entender completamente com o que está lidando. Digo isso, principalmente pelo fato de cada negócio ter as suas características e, na maioria das vezes, se encontrarem em momentos distintos, com necessidades distintas.
O resultado de uma planilha de diagnóstico pode variar, mas essencialmente ela precisa te mostrar qual o nível de maturidade da empresa e quais são as áreas que precisam de mais atenção.

SWOT

A análise SWOT tem uma função bastante similar ao diagnóstico, a diferença está na abordagem. Enquanto o segundo analisa áreas, o primeiro vai fazer uma avaliação de fatores internos (forças e fraquezas) e fatores externos (oportunidades e ameaças), além de te fornecer um índice de favorabilidade.
Acredito que a planilha de Análise SWOT tenha um papel fundamental de direcionamento e de entendimento para os próximos passos. Como consultor empresarial, o seu objetivo é ter certeza que saiu do primeiro passo bem alinhado com seus clientes em relação ao que mais incomoda eles no dia a dia da gestão da empresa.

Passo 2 – Escolha do foco

Com os resultados do diagnóstico e da análise SWOT você vai ter informações suficientes para saber exatamente onde começar a sua consultoria. Normalmente, as áreas mais importantes são essas:
  • Finanças
  • Recursos Humanos
  • Vendas
  • Estratégia
Obviamente existem outros pontos de começo de uma consultoria empresarial, mas nenhum tão importante e que impacte tanto os resultados como esses 4, por isso, ao longo do passo 3, mostrarei quais seriam as atividades mais importantes para cada um deles.

Passo 3 – O que fazer em cada área

Acredito que cada área possua uma ferramenta essencial que vai te ajudar a consolidar a sua consultoria empresarial e mostrar para o seu cliente, tanto a realidade que ele está passando de maneira muito objetiva, como tambem possibilita um acompanhamento claro das melhorias nos resultados.

Finanças

Normalmente 8 entre 10 gestores ou empresários que buscam uma consultoria empresarial possuem problemas fianceiros, seja por falta de controle do fluxo de caixa, pouco controle do capital de giro (contas a pagar e a receber) ou mesmo por não ter relatórios específicos importantes.
A melhor ferramenta para ter todas essas respostas é a planilha de gestão financeira completa, já que com ela fica simples fazer análises de centro de custos, bancos, clientes e fornecedores.
Como consultor, ter essas respostas pode levar a sua consultoria empresarial para outro patamar, já que você poderá dar conselhos como mudança de foco em um centro de custos pouco lucrativo para outro, alertar sobre a dependência de um cliente ou mesmo para mostrar que existe necessidade de caixa no curto prazo.
Além dessa planilha, considero o cálculo do ponto de equilíbrio a segunda ferramenta mais importante para uma boa consultoria na área financeira. É com ela que você conseguirá dizer de forma objetiva qual a quantidade de produtos ou serviços que precisam ser vendidos para não ter prejuízo.
Com a planilha de ponto de equilíbrio é possível chegar a insights como um preço de venda mal atribuído a um produto ou serviço, análise de mark up ou mesmo entendimento da margem de contribuição individual de produtos ou serviços.

Vendas

Se a área de finanças é a mais importante para empresas que estão desestruturadas ou que estão tendo prejuízo, a área de vendas é responsável pela maioria da procura por consultoria empresarial para empresas que tem resultados positivos, mas que querem aumentar seus resultados financeiros.
Com uma planilha de controle de vendas fica possível entender, mês a mês, o valor real vendido, a meta que havia sido estabelecida e se o resultado está sendo alcançado ou não.
Com esses dados em mãos, é possível analisar mais profundamente se o problema está na captação de novos clientes, em uma possível sazonalidade de um mês para outro ou mesmo na taxa de sucesso de negociações.

Recursos Humanos

Se o maior problema da empresa em que você estiver prestando a consultoria for na área de recursos humanos, vão ser necessários alguns cuidados para que você identifique exatamente o que propor. Analise os seguintes dados:
Alguns desses dados podem ser consolidados em uma planilha de indicadores de recursos humanos e podem te mostrar exatamente por onde seguir:
Por exemplo, se a sua taxa de turnover estiver muito alta, pode ser que os custos trabalhistas estejam alto e o foco da sua consultoria empresarial deverá ser esse. Por outro lado, podem existir reclamações relacionadas a horas extras ou falta de foco em treinamentos em uma pesquisa de clima e até mesmo um indicador grave de desempenho ruim por falhas na gestão na avaliação desse aspecto.

Estratégia

Para fechar, a última área principal que é muito comum demandar a expertise de um consultor é a estratégia empresarial. Isso ocorre porque mesmo tendo uma estrutura bem organizada, por vezes falta o foco em resultados, nos objetivos e metas mais importantes.
Nesses casos, recomendo a planilha de planejamento estratégico, que permite que você crie estratégias junto com os seus clientes, faça a alocação de quais são as mais importantes, acompanhe as metas planejadas e o resultado realizado para cada uma delas:

Passo 4 – Priorização

Independentemente da área escolhida e das estratégias delineadas, vai existir uma série de possibilidades do que fazer. É nessas horas que um consultor experiente realiza um trabalho de priorização com a matriz GUT (gravidade, urgência e tendência).
Dessa forma, você vai conseguir ver um ranking do que precisa ser feito primeiro de acordo com os critérios estabelecidos.

Passo 5 – Colocar os planos em ação

Por fim, o último passo é mais voltado para a prática e alguns consultores acabam não realizando ele. Tudo vai depender do que estiver acordado no contrato com o seu cliente. Normalmente esse trabalho de acompanhamento e realização das estratégias delineadas é chamado de assessoria.
Eu gosto bastante desse momento, porque acho que é justamente aqui que muitos gestores acabam não seguindo o que foi sugerido pela consultoria empresarial. Nesse sentido, existem mais duas ferramentas que eu gosto de indicar e que ajudam muito nesse processo:

PDCA

O ciclo PDCA é extremamente conhecido no mundo todo como uma ferramenta de qualidade, mas a verdade é que ele é essencial para execução de estratégias, justamente por se basear em um ciclo de 4 etapas que vão te dizer no final se você está fazendo aquela atividade bem o suficiente ou se precisa recomeçar.

Plano de Ação

Aliado ao ciclo PDCA, recomendo o controle de planos de ação com a metodologia 5W2H, que delimita exatamente para cada ação esses 7 itens:
  • o quê
  • por quê
  • quem
  • quando
  • onde
  • como
  • quanto
Dessa maneira, você tem ferramentas essenciais para fazer uma consultoria empresarial completa e que vá ajudar de fato o seu cliente, tanto pelas ideias e sugestões levadas até ele, como pelo ferramental que ele poderá utilizar depois que você já não estiver mais do lado dele para ajudar na tomada de decisões.
* Denilson Forato-Consultor
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