A admissão do funcionário começa a partir do recrutamento, que deverá necessariamente ser de forma clara e transparente ao candidato a emprego.
As indesejáveis falhas cometidas no ambiente de trabalho são comuns no cotidiano. Nesse artigo falaremos um pouco sobre o processo de contratação e manutenção de empregados, visando esclarecer as pessoas envolvidas no processo, como empregador, chefes de RH, departamentos de pessoal, contadores e outros, almejando que essas falham diminuem ou tornem-se inexistentes.
A admissão do funcionário começa a partir do recrutamento, que deverá necessariamente ser de forma clara e transparente ao candidato a emprego.
O objetivo do recrutamento e seleção é planejar e implantar mecanismos que visem um processo de atração dos talentos necessários bem como definir e implantar políticas e ferramentas que garantam a escolha dos profissionais adequados, sem que haja qualquer discriminação.
Nesse diapasão, baila um problema comum no início da contratação de um novo empregado, muitas empresas se esquecem de um detalhe muito importante: a DOCUMENTAÇÃO.
No ato da contratação, o empregado deverá assinar um contrato de trabalho, seja de experiência (válido por até 90 dias, permitida uma única prorrogação) ou por prazo indeterminado. Porém, não assinando qualquer contrato, isso não descaracteriza o vínculo de emprego, desde que haja habitualidade, perceba salário e esteja sob a dependência daquele empregador.
A empresa deve ter o cuidado de providenciar assinatura do representante legal da empresa e empregado em outros documentos, como: acordo de compensação de horas, acordo de prorrogação, termo de opção de recebimento ou desistência de vale transporte, termo de recebimento e devolução de CTPS, declaração de existência de filhos para percepção do salário família etc.
O empregado na admissão, deverá ser submetido a um exame médico admissional. O referido exame irá atestar se o empregado é portador de alguma doença que poderá ser agravada com sua atividade, bem como se é portador de doenças laborais, como por exemplo L.E.R. Esse documento é que garante a empresa está contratando um empregado apto à função que irá desenvolver e se resguardar de futuros problemas que envolvam doença ocupacional.
Durante todo o período de trabalho do empregado, ou seja, todo o tempo laboral, o empregador precisa se resguardar de cuidados, não somente quanto à documentação como à conduta de empregados, gestores e gerentes.
Qualificar os profissionais envolvidos na área também é uma magnífica ferramenta, uma vez tendo pessoas preparadas em seus departamentos, o empregador fica menos suscetível a esse tipo de problemas.
Itens necessários que não podem deixar de ser observados:
- Ter cuidado de pagar e fazer com que o empregado goze férias no período certo, para não ocorrer a dobra, ou seja, o empregador tem um período chamado concessivo que perdura por 11 meses após a data do período aquisitivo, então tem uma grande margem de tempo para liberar o empregado para gozo de férias. Lembrando que o período de gozo de férias do empregado é de livre escolha do empregador.
- Atender prontamente a fiscalização do Ministério do Trabalho, sendo cortês e maleável, exibindo toda a documentação solicitada e caso tenha dúvidas sobre algum procedimento, pedir orientação imediatamente.
- Fornecer equipamentos de proteção individual, e se houver a necessidade, de proteção coletiva. Ressaltando que, a falta de uso ou mau uso do equipamento pelo empregado gera inclusive justa causa para este.
- Assinar a CTPS do empregado antes do inicio de suas atividades, ou seja, não deixar o empregado iniciar as atividades para posteriormente providenciar o recebimento da CTPS e demais documentação para fazer o devido registro. Lembrando, que a CTPS deverá ser devolvida ao empregado no prazo de 48 horas, devidamente anotada.
- Realizar os exames periódicos em cada empregado, de acordo com a necessidade e grau de risco da atividade. Ressaltando que, todos os exames deverão ser pagos pelo empregador, inclusive se a atividade exigir exames complementares.
- Ao necessitar que o empregado prorrogue sua jornada, deverá ser acordado com o empregado através de termo de acordo de prorrogação, lembrando que esse trabalho extraordinário não pode ultrapassar de duas horas/dia.
- Não esquecer que cada categoria tem seu sindicato formalizado e certamente com uma convenção a ser seguida, portanto, a empresa deverá estar sempre atenta às clausulas convencionadas.
- Fazer com que o empregado no ato de admissão ou sempre que houver qualquer alteração no seu contrato, assine em comum acordo com empresa toda a documentação necessária, como: opção ou desistência de vale transporte, opção de salário família, opção de benefícios concedidos pela empresa, autorização de descontos permitidos em lei etc.
- Ao abrir uma conta para depósito de salário do empregado, ter o cuidado de pedir sua ciência para tanto, assim como ao desligar o empregado do quadro funcional, também deverá a empresa dar ciência ao mesmo sobre a responsabilidade por encerramento dessa conta e quais as conseqüências, evitando prejuízos futuros ao empregado e problemas com a empresa.
- Evitar intimidades ou insinuações entre empregados em qualquer grau de hierarquia pra que não caracterize assédio moral ou sexual, bem como relação entre empregado X empregador. Lembrando que o assédio moral, mesmo partindo de um gerente para outro empregado, quem responde por esse ato é a empresa.
- Não fazer qualquer alteração no contrato do empregado sem antes providenciar um aditivo, como por exemplo, mudança de função.
- Dar uma especial atenção ao trabalho da mulher e ao trabalho do menor, haja vista que menor de 16 anos só poderá trabalhar na condição de aprendiz e regulamentado pelo contrato de aprendizagem com alguma entidade competente, como por exemplo: SENAC.
- Informar anualmente os dados dos empregados corretamente na RAIS, pois qualquer alteração ou informação errônea do trabalhador, este fica sujeito ao não recebimento do PIS.
- Manter toda a documentação referente aos empregados em boa guarda e organizados. Acrescenta-se que todo e qualquer documento deverá ser legível, sem rasuras ou entrelinhas, para que não haja futuras dúvidas.
- Para que não se cause embaraço à fiscalização, bem com se obtenha melhor controle por parte da empresa, é importante que se faça todas as alterações e atualizações na CTPS do empregado, sempre que necessário.
- A demissão do empregado é um processo que na maioria das vezes demanda alguns cuidados, pois dificilmente o empregado estar pronto para ser desligado. Mesmo o empregado tendo sido demitido por justa causa, a empresa deverá ter cuidado para não expor esse empregado aos demais colegas.
- O empregador deverá seguir as normas de segurança e medicina do trabalho (NR´s), evitando-se autuações, indenizações por dano material e moral aos empregados decorrentes de doenças ocupacionais e acidentes de trabalho, outros.
- Tratar os empregados, indistintamente, sempre com cortesia e respeito é um dever de toda a empresa e de seus gestores.
Com esses cuidados e cumprindo a legislação trabalhista à risca, a empresa terá provas para defender-se em eventual ação trabalhista.
O empregador nunca deve buscar manobras ou artifícios que visem sonegar direitos trabalhistas diretos ou indiretos. Práticas comuns como admitir empregado sem registro em Carteira de Trabalho, ainda que por pouco tempo, pagar salários "por fora" lesando o fisco e a previdência; pagar salários com recibos em branco etc., são fraudes facilmente desmascaradas na Justiça do Trabalho, e ainda podem trazer diversas conseqüências tanto administrativas como pesadas multas, além de sérios desdobramentos criminais, principalmente nas últimas hipóteses.
A verdade é que não há economia ao burlar leis trabalhistas, pode parecer economia num primeiro momento, mas futuramente este valor supostamente economizado retornará em uma ação trabalhista que poderá causar grandes danos ao patrimônio da empresa.
Se o empregador se acha "esperto", essa não é uma boa alternativa, pois a Justiça do Trabalho e as autoridades administrativas são bem mais "espertas" e rígidas quando detectam esses tipos de fraudes praticadas.
Contudo, quando a empresa receber uma reclamação trabalhista, deve procurar imediatamente um advogado. Certas providências dentro do processo devem ser tomadas imediatamente após o recebimento da citação, pois uma das fases principais do processo é a instrução. Todavia, a conciliação num processo trabalhista ainda é a melhor saída.
Diante de tudo, para minimizar os riscos trabalhistas e evitar reclamatórias, a empresa deve mesmo criar e adotar procedimentos de forma a orientar os seus empregados e manter alerta os responsáveis pela gestão de pessoas (chefes, gerentes, supervisores) da empresa.
