Eu recentemente recebi um e-mail com uma pergunta simples.
Entretanto, o e-mail tinha três páginas de extensão.
A mensagem completa poderia ter apenas 3 linhas, mas ao invés disso o autor decidiu escrever uma pequena novela.
Não é necessário dizer, eu não li a coisa toda. Nem respondi.
Seus e-mails não estão sendo lidos porque eles são muito longos?
E-mails longos não são lidos
Você pode tomar o e-mail como garantia.Entretanto, comunicação efetiva por e-mail é uma questão de habilidade como qualquer coisa.
Quando usada eficazmente, e-mails podem ser uma ferramenta muito poderosa.
Entretanto, uma das principais ineficiências são as mensagens longas.
“Uma das principais razões porque seus e-mails não são lidos é por que são muito longos. Escrever e-mails longos não significa fazer mais coisas acontecerem.”Enquanto as pessoas estão lutando para conseguir esvaziar suas caixas de mensagens, a última coisa que elas desejam é ler um e-mail desconexo de múltiplas páginas.
Mantenha os e-mails curtos
Resista à urgência de escrever mensagens longas e prolongadas.Se você se encontrar escrever longas respostas, você talvez deva escolher conversar, não um concurso de escrita.
Quanto mais curtas e compactas suas mensagens de e-mail, melhores são as chances delas serem lidas, compreendidas e respondidas.
Veja a lista com as 10 razões para seus e-mails serem tão longos:
1) Você não sabe o que está tentando dizer – É como quando alguém liga para você e diz “E aí?” Hum, não sei… foi você quem me ligou. Segure este e-mail até que você tenha alguma coisa específica para dizer ou perguntar;
2) Você não sabe sobre o que está dizendo – isso é a mesma coisa quando as pessoas falam sem parar durante as reuniões para encobrir sua falta de informação. Escrever mais não irá encobrir o fato de que você não possui tanto conhecimento. Esta prática acontece em muitas empresas quando os colaboradores mandam e-mails para “parecerem” ocupados;
3) Sua assinatura é desnecessária – sua assinatura de meia página não precisa estar em todos os seus e-mails. Você envia um e-mail com uma palavra de resposta e então metade de uma página de assinatura? Bem como, por favor deixe para lá aquela imagem anexa e a frase bacana;
4) Você está escrevendo um livro – e-mails não são livros. Se existem informações adicionais, anexe os documentos de apoio. Se você está colocando uma grande tabela em seu e-mail, você deve parar e considerar se isso deve ser um anexo ou não;
5) Você está fazendo spam – isso acontece com frequência em grandes empresas. Os colaboradores sentem a necessidade de enviar para os outros longas atualizações sobre o que eles andam fazendo. E isso não é apenas para os colaboradores remotos. Eu costumava receber atualizações das atividades diárias de múltiplas páginas de um cara do final do corredor. Desnecessário;
6) Você está prolongando – não escreva um e-mail de duas páginas para fazer uma pergunta de uma linha. Seja direto. Obrigado;
7) Você está encaminhando uma bagunça – ao invés de gastar seu tempo explicando, você apenas encaminha sua lista de e-mails. Você já deve ter visto a mensagem do tipo “veja abaixo”. Eu não quero ler a discussão de 45 páginas da qual você participou;
8) Não deveria ser um e-mail – não envie um e-mail quando deveria ser uma reunião. Ou uma ligação. Algumas vezes o e-mail não é o meio correto para sua mensagem. Se está precisando de mais de poucas linhas para explicar, então vá falar com a pessoa com a qual precisa se comunicar;
9) Isso deveria ser múltiplos e-mails – essa é uma boa dica. Um chefe combina todos os 10 itens da equipe em um e-mail. Você pode pensar que isso é uma tentativa de efetividade, entretanto, combinar múltiplos assuntos em um único e-mail não funciona para todos os envolvidos. E isso cria ainda mais trabalho quando as pessoas “responderem a todos”;
10) Você não edita seus e-mails – depois que você escreve um e-mail, você deve editá-lo antes de enviar. Além dos óbvios erros de gramática e digitação, você deve editar visando conteúdo, significado e concisão. Outra excelente regra: a quantidade de vezes que você deve reler seu e-mail antes de enviar é igual ao número de pessoas para qual está enviando-o;
Garanta que seus e-mails tenham sentido
Nos dias atuais das comunicações em alta velocidade, ninguém quer ler longas mensagens de e-mails.Se seus e-mails são curtos e diretos ao ponto, seus destinatários estarão mais propícios a compreender o sentido.
Lembre-se que, sendo curto e doce, você irá vencer os e-mails de três páginas todas as vezes.
Pergunta: Você é culpado por enviar longas mensagens de e-mail?
Forte abraço,
