Como Começar a Ser Produtivo?
Esta é uma dúvida muito frequente em todos os meus trabalhos como Coaching.
Sempre que buscamos aprender algo novo precisamos vencer a barreira da inércia.
Assim, se você deseja se tornar uma pessoa mais produtiva, deve estar preparado para investir uma boa quantidade de energia para tal.
Como comentei no artigo sobre “romper a barreira da improdutividade“, começar a ser mais produtivo vai parecer mais trabalhoso. A lógica por trás desta sentença é que, como temos que adicionar novos hábitos e comportamentos ao nosso dia-a-dia, temos a certeza de que, se já estávamos atolados antes, como adicionar ainda mais coisa para fazer?
Posso garantir para vocês que o esforço valerá cada centavo.
Existe uma estatística que mostra que cada hora de planejamento equivale a quatro horas de trabalho desorganizado.
Agora que você sabe que existe um esforço inicial e que o mesmo será muito bem recompensado na redução de sua carga horária de trabalho efetivo, vou falar como você pode começar a ser produtivo.
Veja como você pode começar a ser mais produtivo:
- Aprenda a coletar – o hábito de coletar é o mais importante para quem quer ser mais produtivo. É através dele que extraímos tudo o que precisamos fazer que está em nossa cabeça, pedaços de papel espalhados, caixa de e-mail etc. É preciso ter um lugar para colocar toda essa informação para que sua mente confie que existe um lugar seguro para essas informações.
- Aprenda a usar seu e-mail – pare imediatamente de usar seu e-mail como uma ferramenta de gestão de tarefas e use-a apenas como uma ferramenta de comunicação. Sempre que você tentar usar uma ferramenta para um fim que ela não foi feita você terá problemas de produtividade uma vez que a mesma não foi feita para tal. Você encontrará várias dicas e tutoriais de como utilizar melhor seus e-mails aqui no BLOG e também em vários outros sites sobre produtividade;
- Aprenda a usar uma agenda – Compromissos são tarefas com data e hora marcados. É para isso que servem agendas. Por incrível que pareça, ainda existem muitas pessoas que não sabem como usar corretamente uma agenda. Coloque todos seus compromissos por lá. Isso vale para Reuniões, Vôos, Reservas de Hotel, Jantares com amigos e todas as coisas que tenham data e hora para serem realizadas;
- Aprenda a defender seu tempo – se você quer ser realmente produtivo, precisará aprender como defender seu tempo. Se você tem algo importante para fazer, separe o tempo necessário em sua agenda como se fosse uma reunião com outras pessoas. Assim, se alguém te convidar para alguma outra coisa, você saberá que aquele tempo está comprometido com outra coisa;
- Aprenda a preparar o dia seguinte – quando você sabe o que precisa ser feito no próximo dia, você tem uma noite de sono melhor, você diminui a ansiedade sobre como será seu dia, caso aconteça alguma emergência ou imprevisto você terá plena consciência do que será impactado etc. Esteja sempre preparado para o próximo dia;
- Siga totalmente o fluxo de trabalho do GTD – David Allen fez um favor gigante a todos nós ao descrever e validar o fluxo GTD. Milhares de pessoas de sucesso, inclusive eu, usam o mesmo para serem mais produtivos. Isso só é verdade porque elas seguem fielmente o processo. Lembre-se sempre que se você fizer as coisas pela metade, você será um fracassado. Use sempre o fluxo como um guia para processar todas as coisas que foram coletadas.
Esses são os itens básicos para você começar a ser produtivo.
Conforme você for aprendendo a trabalhar esses itens, você passará a fazer os ajustes finos nos mesmos para adequá-los cada vez mais ao seu estilo de vida e necessidades.
As duas coisas mais importantes que você precisa fazer é começar e persistir.
