Eu uso o Gmail desde 2004 para meus e-mails pessoais e desde 2008 para os e-mails empresarias. Em breve começarei uma nova jornada e fiquei muito feliz em saber que a nova empresa também utiliza a plataforma Google Apps para fornecer aos seus colaboradores os serviços de E-mail, Calendário, Edição de Documentos etc.
Apesar o Gmail ser uma plataforma muito poderosa, poucas pessoas conseguem fazer bom uso do mesmo justamente por sua quase infindável lista de opções e customizações.
Sempre gostei do modelo “mais simples possível” de uso da ferramenta de e-mail e, como bom praticante da metodologia GTD (Getting Things Done), tenha certeza que abrirei mão de recursos que para alguns parecem “mega produtivos” já que acredito que eles atrapalham muito mais do que ajudam no dia a dia de trabalho.
Vamos às dicas:
1) Desativar a exibição no modo conversa (opção geral das configurações) – este recurso foi um dos principais motivos para eu mudar meu e-mail pessoal para o Gmail. Em 2004 eu achava que ter todos os e-mails de mesmo título agrupados tornaria mais fácil acompanhar o assunto. Doce ilusão. Num mundo onde a maioria das pessoas gosta de “responder a todos” por pura banalidade, isso só acaba trazendo e-mails antigos de volta à sua caixa de entrada. Além disso, em um assunto importante com respostas de várias pessoas, por várias vezes me peguei respondendo a um e-mail menos atual ou até mesmo ignorando e-mails importantes das conversas por conta da grande lista de iterações;
2) Comportamento de resposta padrão (opção geral das configurações) – manter está opção sempre em “responder” apenas. Por preguiça algumas pessoas colocam o responder a todos como padrão para evitar o “esquecimento”, o que para mim é falta de atenção, de responder a todas as pessoas uma vez que a opção “responder a todos” também funciona quando existe apenas uma pessoa na conversa. Isso pode gerar muitos e-mails desnecessários e também cria o péssimo hábito organizacional de “copiar a deus e o mundo” em suas mensagens;
3) Marcador !Responder (opção marcadores das configurações) – crie um marcador para as mensagens que precisam ser respondidas. A exclamação antes do nome é para que ele apareça na primeira posição dos marcadores que você criar. Se você quer saber mais sobre como utilizar esta pasta, leia o artigo “Processar – O segundo hábito para aumentar sua produtividade com GTD “;
4) Ocultar marcadores padrão (opção marcadores das configurações) – o Gmail hoje trás os seguintes marcadores padrão: Entrada, Com Estrela, Importantes, Bate-papos, Enviados, Rascunhos, Todos os e-mails, Spam e Lixeira. Nesta área você pode dizer o que é exibido em primeiro plano e o que é exibido no item MAIS ao final da lateral esquerda. Minha recomendação é que estejam visíveis apenas os seguintes itens: Entrada, Enviados e Rascunhos. Os demais são acessados tão esporadicamente que não precisam estar ali ocupando espaço e atenção;
5) Marcadores Aninhados – essa é uma ótima ferramenta para organizar os e-mails recebidos. Eu gosto de organizar os e-mails de acordo com o nome do remetente. Assim, mesmo que eu receba um e-mail de uma mesma pessoa através de diversas contas de e-mail, todos os seus e-mails estão em uma única pasta. Vai por mim, da forma como as pessoas mudam de emprego e de e-mail, essa é uma forma de pensar muito útil. Para ficar bem organizado eu marcadores aninhados de acordo com a primeira letra do nome da pessoa. Assim, o meu marcador ficaria da seguinte forma “[A]/André Cruz”. Para completar a configuração, basta criar um marcador simples com o nome de “[A]” e pronto! O Gmail já vai fazer o agrupamentos de todos os outros marcadores que começarem com “[A]/”. Talvez você acredite que possa ser melhor criar e-mails por projetos ou contextos. Tudo bem. O mais importante é você usar a técnica dos marcadores aninhados para organizar melhor sua lista de e-mails;
6) Filtros – use e abuse desse recurso para mover mensagens que não precisam ser lidas imediatamente para pastas de “Material de Referência” ou “Um dia talvez” ou até mesmo “LIXO”. Conforme o tempo vai passando, cada vez mais vamos recebendo informações pertinentes ao nosso negócio que não precisam ser lidas imediatamente. Mova essas mensagens automaticamente para outro lugar para que possam ser lidas no momento adequado. Lembre-se de criar uma tarefa para revisar esta pasta semanalmente ou a cada duas semanas. Assim você garante que essas mensagens não caiam em um saco sem fundo de mensagens;
7) Ative recursos do LABS – em minhas contas do Gmail eu sempre ativo os seguintes itens do LABS: Ajustes de Assinatura (posiciona corretamente a assinatura ao responder um e-mail), Botão Marcar como lido (ótimo para marcar vários e-mails como não lidos de uma única vez), Cancelar envio (quem nunca precisou cancelar o envio de um e-mail?), Criar documento, Enviar em segundo plano, Estilo de texto padrão (padroniza o estilo do texto de seus e-mails), Gadget do Google Agenda, Gadget do Google Docs, Imagens no Bate-papo, Inserção de Imagens (possibilita colar uma imagem no meio do texto do e-mail), Painel de Visualização (o mais poderoso de todos por colocar um painel de visualização como o do Outlook no Gmail), Player do Google Voice, Visualizações do Google Docs, Visualizações do Flickr, Visualizações do Google Maps, Visualizações do Picasa, Visualizações do Yelp.
8) Aprenda a utilizar os filtros da pesquisa – todo mundo sabe que o Google é uma ferramenta poderosa para se pesquisar coisas na internet. O que algumas pessoas não sabem é que eles disponibilizaram ferramentas fantásticas para procurar conteúdo dentro do próprio Gmail. Para procurar nos atributos da mensagem você pode usar os seguintes filtros: from: (para procurar a partir de um e-mail de origem), to: (para procurar a partir de um e-mail de destino) e subject: (para pesquisar somente no assunto dos e-mails). Você também pode pesquisar pelo status da mensagem através filtros como is:unread, is:read, is:importante etc.
Agora é hora de você colocar em prática essas dicas e se tornar mais produtivo ao usar seu Gmail.
Pergunta: Que outras configurações você faz em seu Gmail para ser mais produtivo?
